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Les fonctionnalités du logiciel archi'dhoc


Le versement : un workflow d'archivage complet

Les descriptions archivistiques respectent la norme ISAD(G). Les services versants ou producteurs sont gérés dans le respect de la norme ISAAR (CPF).

Les producteurs saisissent leur versement à l'aide d'un bordereau.  La gestion des projets au sein d' archi'dhoc est totalement multi-sociétés ; une demande d'archivage pour une société A porte par défaut sur les réalisations ou les projets de la société A. Néanmoins, il est possible pour le correspondant de la société A de choisir un projet ou une réalisation de la société B pour caractériser son dossier.

La création de dossiers permet de décrire le contenu des boites d'archive.

archi'dhoc peut être interfacé à la gestion entreprise des réalisations et des projets ; cette interface assure la cohérence entre les données opérationnelles et l'archivage des dossiers.

Une fois la demande de versement établie, l'archiviste prend en charge le versement, en apportant les informations nécessaires à la gestion.


Traçabilité de l'ensemble des opérations d'archivage

  • Demandes de versement
  • Acceptation
  • Stockage
  • Emprunt
  • Destruction

La gestion de l'espace de stockage : une gestion dynamique et flexible des emplacements

Les emplacements de stockage peuvent être décrits avec 4 niveaux hiérarchiques (site, salle, travée, rayon) ; chaque niveau peut être décrit avec le vocabulaire adapté (dictionnaire).

Des zones, susceptibles d'accueillir des unités d'archivage peuvent être reliées à tous les niveaux de la hiérarchie de stockage (site, salle, travée, rayon).

L'affectation des emplacements peut être effectuée en mode entièrement automatique ou bien intégrer une pré-selection des emplacements souhaités.

Une gestion de réservation assure la cohérence du stockage. La visualisation des emplacements, leur définition et la création de zones sont réalisées en mode graphique.

 


Visualisation graphique des espaces de stockage

La recherche

  • Recherche simple et immédiate : l'interrogation peut se faire sur les unités documentaires (dossier), sur les unités d'archivage (boîte) ou sur les versements
  • Recherche multicritères puissante : toutes les caractéristiques des dossiers sont des critères de recherche et de sélection.


Un véritable portail archivistique

Application « full » WEB , intégrable à l'annuaire de l'entreprise : déploiement immédiat sur l'ensemble d'un Intranet
Assure la confidentialité de l'accès : seuls les utilisateurs autorisés ont accès à l'identification des boites.
L'interface WEB d'archi'dhoc permet l'intégration facile par l'utilisateur des documents électroniques qu'il souhaite associer à un dossier d'archivage (fonction upload).
Les fonctions GED internes à archi'dhoc assurent la traçabilité des opérations d'enlèvement 
  • Numérisation et archivage des bordereaux d'enlèvement
  • Numérisation des documents relatifs aux procédures de transfert en stock.
Les documents électroniques sont intégrés dans une logique de stockage « entreprise ». Ils peuvent faire l'objet d'une recherche sur le contenu associée à la prise en compte des caractéristiques d'archivage (plan d'archivage, mots clés, confidentialité..). Pour les documents électroniques présents dans la base, archi'dhoc offre une consultation directe aux utilisateurs autorisés qui allège d'autant le travail du service archives.

Une gestion fine des demandes de communication et des lecteurs

archi'dhoc permet à l'utilisateur de spécifier la nature de sa demande de communication :
  • Emprunt des dossiers
  • Consultation en salle
  • Demande de photocopie
  • Transmission EMAIL de documents à numériser
Panier de sélection pour chaque utilisateur


Les outils de gestion :

Editions et statistiques
archi'dhoc propose un ensemble d'outils de "reporting" :
  • Etats de stock et d'inventaire
  • Etats d'activités (les communications traitées, le détail des emprunts...)
  • Etats de traçabilité d'un dossier
Tris et éliminations


archid'hoc permet aux archivistes soit d'éliminer directement les archives soit d'émettre des propositions d'élimination qui seront validées par le correspondant d'archives responsable du fonds.

 

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 Voir aussi 
archi'dhoc : Solution d'archivage papier et électronique
archi'dhoc : Solution d'archivage papier et électronique
Les différentes éditions du logiciel archi'dhoc


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